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Adress-Reiniger | Kostenstellen-Rechner | Zinsrechner

Wie geht man an eine Dubletten-Suche mit dem Adress-Reiniger heran?

Grundsätzlich können Sie mit Klick auf die Schaltfläche "Dubl-Name" sofort mit der Dublettensuche beginnen. Falls Sie tiefer in die Materie der Dublettensuche einsteigen möchten, so haben wir Ihnen hier einige interessante Informationen zusammengestellt.

Vorwort
Adress-Bestände von Dubletten zu bereinigen ist eine komplexe Aufgabe. Dies manuell durchzuführen scheitert schon ab einer Anzahl von ein paar hundert Adressen an der aufzuwendenden Zeit und / oder an dem qualitativen Ergebnis. Einen Versuch zu wagen ein paar tausend Adressen maunell abzugleichen ist gut gemeint doch vergeudete Zeit. Es sei denn, es entsteht wie in unserem Fall ein Adress-Reiniger aus diesem Versuch, der anderen, die vor dieser Aufgabe stehen, weiterhilft. Doch auch dieses Werkzeug nimmt Ihnen die Arbeit nicht gänzlich ab. Desto mehr Informationen zur Dublettensuche herangezogen werden, desto treffsicherer kann eine Dublette als diese erkannt werden. So z.B. bei Name-Straße-PLZ. Leider werden die Straßen und Postleitzahlen aber nicht immer korrekt erfaßt. Von den unterschiedlichen Schreibweisen eines Firmennamens einmal ganz abgesehen. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten auch diese Dubletten zu finden. Komplexe Programme finden Schreibfehler bei Straßen und Namen mit Hilfe von Fuzzy-Logic und aufwendigen Vereinheitlichungs-Algorythmen. Weiterhin greifen diese auf Datenbanken zu, die alle Straßennamen des Landes mit gültigen Postleitzahlen und Ortsnamen beinhalten. Über die Preise dieser Programme werden Sie sich im Vorfeld sicherlich informiert haben. In unserem Fall setzen wir ein unter Excel laufendes Makro von einigen hundert Kbyte belegtem Speicher ein, welches diesen Komfort nicht bis ins Detail leisten kann. Doch Sie werden erstaunt sein welche unscharfen Dubletten wir in Ihren Adress-Beständen finden werden. Welche von diesen unscharfen Suchkriterien für Ihre Adress-Bestände optimal sind, müssen Sie allerdings selbst ausprobieren. Hierzu kommen wir in unseren Ausführungen etwas später zurück.

Adressen vorbereiten
Falls dem Adress-Reiniger Ihre Vorgaben nicht eindeutig sind, wird er Ihnen dies im Klartext mitteilen - doch Sie können einiges im Vorfeld einstellen und sollten einiges über ihn wissen.

Feldbezeichnungen
Grundsätzlich werden die Felder "Name", "Straße", "PLZ" und "Ort" in dieser Schreibweise erwartet. Bitte ändern Sie die Feldbezeichnungen, falls diese Felder eine andere Bezeichnung haben sollten. Neben diesen Pflicht-Feldern kann das Feld "Ansprechpartner" zusätzlich zur Dublettensuche herangezogen werden. D.h. Sie führen in Ihrem Adress-Bestand eine Firma in der Sie mit mehreren "Ansprechpartnern" einen Kontakt führen. Wird kein Feld "Ansprechpartner" gefunden, so wird jede doppelte Adresse zu dieser Firma als Dublette erkannt. Haben Sie jedoch zu der Adresse einen Vornamen oder einen Ansprechpartner, so können diese Informationen zur Dublettensuche herangezogen werden. Bitte benennen Sie dieses Feld mit der Bezeichnung "Ansprechpartner". Eine Dublette kann auch über die Telefonnummer erkannt werden. Entweder stehen Vorwahl und Telefonnummer in dem Feld "Telefon" oder in getrennten Feldern "Vorwahl" und "Telefon". Beides wird erkannt. Ob Trennzeichen zwischen Vorwahl und Telefon oder auch ohne Trennzeichen, spielt für den Adress-Reiniger keine Rolle. Für die Fax-Nummer gilt entsprechendes. Als Feldbezeichnung wird hier "Fax" erwartet.

Feldinformationen
Oftmals wir der Name einer Firma in gekauften oder von CD generierten Adress-Beständen in zwei oder mehreren Feldern geführt. Nur Feld1 ist als Name nicht immer aussagefähig, doch bei einigen Adressen die einzige Information. Mit der Funktion "2 in 1" können Sie 2 Felder zusammenführen. Nutzen Sie die Funktion, um dem Adreß-Reiniger detailliertere Informationen zu geben, wenn diese in Ihren Adressen vorhanden sind. Falls Sie in Ihren "Stammdaten" die Feldinformationen belassen wollen, wie sie sind, so fügen Sie doch einfach ein neues Feld mit dem "doppeltem Inhalt" hinzu.

Einige von CD generierte Adressen führen die Fax-Nr. in dem Feld Telefonnummer. In einem separatem Feld wird dann die Information bereitgestellt, ob es sich um eine Telefon-Nr. oder eine Fax-Nr handelt. Nutzen Sie die Funktion "Fax-Einsort", um diese Information in ein separates Feld einzusortieren.

Excel hat ein kleines Problem mit einer vorlaufenden "0". Einige PLZ haben in Deutschland eine vorlaufende "0". Diese können beim Kopieren in einer Excel-Tabelle verloren gehen. Die Funktion "Ost-PLZ mit 0" fügt diese wieder an.

Fügen Sie verschiedene Adress-Bestände zusammen, so kann es vorkommen, daß der eine Bestand die Vorwahl in einem separaten Feld aufweist und der andere Bestand die Vorwahl im Feld "Telefon" vor der Telefonnummer mit sich führt. Die Funktion "Splitt" splittet das Feld in "Vorwahl" und "Telefon" auf. Gleiches gilt für Feld "Vorwahl" (Telefon steht mit Vorwahl in diesem Feld), "Fax", "PLZ" (PLZ+Ort) und "Ort" (PLZ+Ort).

Groß-/ Kleinschreibung spielt für den Adress-Reiniger keine Rolle, doch die Trennzeichen in oder zwischen einer Telefon- oder Fax-Nummer werden nur bei gängigen Trennzeichen erkannt. Auch sollten in einem Bestand einheitliche Trennzeichen verwendet werden. Gleichen Sie diese bitte mit der Excel-Funktion Suchen/Ersetzen an.

Enthalten Ihre Adressen nicht mailingfähige PLZ (z.B. keine PLZ oder PLZ mit Inhalt "89..."), dann können Sie diese Adressen mit der Funktion "PLZ-Ex" entfernen.

Gleiches gilt für nicht mailingfähige Adressen ohne Straßen-Namen oder mit Straßen-Namen die nur 4 Zeichen aufweisen. Diese Adressen entfernen Sie mit der Funktion " Strasse-Ex".

Dublettensuche
Bei der Dublettensuche stehen drei verschiedene Funktionen zur Verfügung.
- Dubl-Name sucht in den Feldern Name-Straße-PLZ-Ort
- Dubl-TelFax sucht in den Feldern Vorwahl-Telefon-Fax - in diesen Feldern, oder in den Feldern die vorhanden sind
- Dubl-PostBox erkennt Dubletten die einmal unter Straße und einmal unter Postfach in Ihrem Bestand geführt werden

Die Dubletten, die mit der Funktion Dubl-TelFax erkannt werden, sind sehr scharf eingegrenzt, es sei denn, daß ein Eingabe-Fehler bei der Erfassung dieser Adresse vorliegt.
Eine Dublettensuche mit der Funktion Dubl-Postbox sind ebenfalls recht scharf eingegrenzt, sollten jedoch überprüft werden.
Die Funktion Dubl-Name ist zu differenzieren.
- Suche nach Name-Straße-PLZ ist fast 100% scharf eingegrenzt. Die Dubletten benötigen keiner weiteren Überprüfung.
- Suche nach Name-PLZ ist ebenfalls recht hoch in der Trefferquote.
- Suche nach PLZ-Straße sollten Sie überprüfen und die Adressen gegebenenfalls zurückschreiben in den Adressbestand.
- Suche nach PLZ-Name ist ebenfalls recht hoch in der Trefferquote.

Nehmen Sie einen "relativ" großen Adress-Bestand und probieren Sie den Adress-Reiniger einfach aus. Schauen Sie sich dann die Ergebnisse der Suchkriterien im Container im Detail an.
Möchten Sie eine dieser Suchkriterien nicht verwenden, so stellen Sie unter den "Optionen" die Funktionen, die Sie verwenden möchten (gegebenenfalls nur eine - oder mehrere) ein. Über die Funktion "Spezial" starten Sie dann Ihre bevorzugte Dublettensuche.

Nach der Dublettensuche
Jetzt kontrollieren Sie die Einträge der entfernten Adressen im Container. Möchten Sie eine Adresse die entfernt wurde in Ihren Adress-Bestand zurückschreiben, so markieren Sie die Adressen indem Sie den Curser auf die "weiße" (entfernte) Adresse oder auf die "graue" (belassene) Adresse im Container stellen. Auf welchem Feld der Adresse Sie den Curser plazieren spielt keine Rolle. Mit Mausklick auf die Funktion "Adr-Zurück" wird die vom Adress-Reiniger entfernte Adresse in Ihren Adreß-Bestand zurückgeschrieben.

Ihre Adressen sind bereinigt, doch enthalten diese Adressen Zielgruppen, die Ihnen bei einem Mailing nichts bringen. Sie als z.B. Autohändler möchten ein Mailing an Interessenten senden. Eine Adresse mit dem Eintrag im Feld Name "Autohaus Müller" ist für Ihr Mailing jedoch nicht interessant. Unter "Einstellungen" geben Sie unter 10 möglichen Begriffen das Wort "Autohaus" ein. Mit der Funktion "Begriff-Ex" entfernt der Adress-Reiniger jetzt alle Adressen, die im Feld "Name" dieses Wort enthalten.

Adress-Abgleich
Unter Adress-Abgleich verstehen wir eine Dublettensuche zwischen zwei Adress-Beständen, wobei alle in Bestand A vorkommenden Adressen die auch in Bestand B enthalten sind in Bestand A entfernt werden. Beispiel: Sie möchten mit Mailings immer wieder neue "Adressen" ansprechen. Die "Adressen", die von Ihnen schon ein Mailing erhalten haben sammeln Sie in Bestand B. Neue Mailingadressen (Bestand A) gleichen Sie nun mit dem Bestand B ab, um alle Adressen, die in Bestand B vorhanden sind in A zu entfernen, da diese Adressen das Mailing schon einmal erhalten haben. Es gelten bei dieser Dublettensuche alle Regeln der "normalen" Dublettensuche. Über das Tabellenblatt "Einstellungen" können Suchkriterien ausgeklammert werden (siehe Beschreibung Funktion "Adress-Abgleich"). Sie machen es dem Adress-Reiniger leichter (für Sie wird es übersichtlicher), wenn beide Adress-Bestände vorher von Dubletten bereinigt wurden und erst dann beide Bestände gegeneinander bereinigt werden (kürzere Bearbeitungszeit bei großen Beständen + übersichtlichereres Vorgehen (z.B. der Protokolleinträge im Container)). Dies ist jedoch kein Muß.

Weitere Detailinformationen zu dem Adress-Reiniger finden Sie unter den Beschreibungen der einzelnen Funktionen in dem Hanbuch des Adress-Reinigers.

Viel Spaß bei der Dublettensuche.

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